Ang Minutes of Meeting ay isa sa pinaka-importanteng dokumento ng bawat Sangguniang Barangay. Ito ang opisyal na rekord ng lahat ng nangyari sa bawat pulong — kung sino ang dumalo, ano ang napag-usapan, at ano ang naging desisyon. Kung walang maayos na minuto, walang patunay na nagpulong kayo.

Maaari kang mag-fill in ng form nang LIBRE o i-download din nang LIBRE.

At kung nahihirapan kang punan ito, huwag mag-alala — may gabay kaming inihanda para sa iyo na may mga halimbawa, para masiguro mong magiging tama at kumpleto ang iyong unang Minutes of Meeting.

Barangay Minutes of Meeting

Gabay sa Pag-fill Out

Narito ang bawat bahagi ng Minutes of Meeting form na may paliwanag at halimbawa — lahat ng pangalan at lugar ay panghalimbawa lamang:

REPUBLIC OF THE PHILIPPINES / PROVINCE / MUNICIPALITY / BARANGAY Ilagay ang pangalan ng inyong lalawigan, munisipyo, at barangay. Ito ang nagpapakilala kung saan nanggaling ang minuto ng pulong.

Halimbawa: Province of: Batangas Municipality of: Malvar Barangay: San Jose

MINUTES OF THE MEETING — Regular / Special Session Ilagay kung ito ay Regular Session o Special Session. Ang Regular Session ay ang nakaskedyul na pulong bawat linggo o buwan. Ang Special Session naman ay isang pulong na hindi nakaskedyul at itinatawag kapag may kagyat na usapin.

Halimbawa: Regular Session

MEETING DETAILS Ilagay ang lahat ng impormasyon tungkol sa pulong — petsa, oras, lugar, at numero ng session.

Halimbawa: Date: February 5, 2026 Time: 9:00 AM Venue: Barangay Hall, Barangay San Jose Session No.: 02 Series of: 2026

MEMBERS PRESENT Listahan ng lahat ng opisyal na dumalo sa pulong. Isulat ang buong pangalan sa tabi ng “HON.”

Halimbawa: HON. Juan dela Cruz — Punong Barangay / Presiding Officer HON. Maria Santos — Barangay Kagawad HON. Pedro Reyes — Barangay Kagawad HON. Ana Garcia — SK Chairman HON. Jose Ramos — IPs Representative

MEMBERS ABSENT Ilagay ang pangalan ng mga opisyal na hindi nakarating sa pulong. Kung lahat ay naroroon, maaaring ilagay ang “None.”

Halimbawa: HON. Roberto Dela Torre — Barangay Kagawad (wala siyang dumalo dahil may sakit)

ALSO PRESENT Ilagay ang mga taong dumalo sa pulong ngunit hindi miyembro ng Sangguniang Barangay — tulad ng mga kawani, resource persons, o mga bisita.

Halimbawa: Liza Bautista — Barangay Secretary Carlos Mendoza — Barangay Treasurer Dr. Rosario Lim — Resource Person / Rural Health Unit

I. CALL TO ORDER Isinasaad dito ang opisyal na pagbubukas ng pulong — kung sino ang nagbukas at kung anong oras nagsimula.

Halimbawa: “The Regular Session of the Sangguniang Barangay of San Jose was called to order at 9:05 AM by HON. Juan dela Cruz, Punong Barangay and Presiding Officer.”

II. ROLL CALL Ang Kalihim ang tumatawag ng pangalan ng bawat miyembro upang malaman kung sino ang naroroon at kung may quorum na para magsimula ang pulong. Ang quorum ay karaniwang kalahati plus isa ng lahat ng miyembro.

Halimbawa: “The Barangay Secretary, Liza Bautista, conducted the roll call. 8 out of 10 members were present, constituting a quorum.”

III. PRAYER AND NATIONAL ANTHEM Bawat opisyal na pulong ay nagsisimula sa panalangin at pagawit ng Pambansang Awit. Ilagay ang pangalan ng nag-lead ng panalangin.

Halimbawa: “The opening prayer was led by HON. Maria Santos. This was followed by the singing of the Philippine National Anthem.”

IV. APPROVAL OF PREVIOUS MINUTES Ang minuto ng nakaraang pulong ay binabasa at inaprubahan bago magsimula ang bagong agenda. Ilagay kung sino ang nag-motion at nag-second.

Halimbawa: “The minutes of the previous session held on January 22, 2026 were presented by the Secretary. On motion of HON. Pedro Reyes, duly seconded by HON. Maria Santos, the minutes were approved without objection.”

V. AGENDA Listahan ng lahat ng paksa na tatalakayin sa pulong. Ito ay ipinamamahagi sa mga miyembro bago pa man magsimula ang pulong.

Halimbawa:

1. Pagtalakay sa Barangay Budget para sa ika-2 kwarter ng 2026
2. Pagpapatibay ng Resolusyon Blg. 03 — Pagpapalabas ng emergency fund para sa mga apektado ng baha
3. Ulat ng Barangay Health Center tungkol sa Dengue prevention program
4. Iba pang usapin

VI. DISCUSSION / BUSINESS OF THE DAY Ito ang pinaka-importanteng bahagi. Dito isinusulat ang buod ng lahat ng napag-usapan para sa bawat agenda item. Bawat item ay may kasamang:

Motion by — ang opisyal na nag-propose ng aksyon Seconded by — ang opisyal na sumuporta sa mungkahi Action Taken — kung ano ang naging desisyon

Halimbawa:

Agenda Item No. 1 — Barangay Budget para sa ika-2 kwarter ng 2026 Discussion: Ipinresenta ng Barangay Treasurer ang proposed budget na nagkakahalaga ng ₱250,000.00 para sa ika-2 kwarter. Tinalakay ng mga miyembro ang mga prayoridad na proyekto tulad ng pagpapaayos ng covered court at pagbili ng kagamitan para sa health center. Motion by: HON. Pedro Reyes Seconded by: HON. Ana Garcia Action Taken: Approved unanimously. The Barangay Treasurer is directed to prepare the necessary documents for the release of funds.

Agenda Item No. 2 — Resolusyon Blg. 03 Discussion: Tinalakay ang pangangailangan ng emergency fund para sa mga pamilyang apektado ng baha sa Purok Mabuhay. Tinatayang 35 pamilya ang naapektuhan at kailangan ng agarang tulong. Motion by: HON. Maria Santos Seconded by: HON. Jose Ramos Action Taken: Approved. Resolution No. 03, Series of 2026 was formally adopted.

VII. OTHER MATTERS Dito isinusulat ang anumang napag-usapan na hindi kasama sa opisyal na agenda — mga anonsman, reklamo ng mga residente, o iba pang bagay na binanggit ng mga miyembro.

Halimbawa: “HON. Maria Santos reminded all members about the upcoming Lupong Tagapamayapa orientation on February 20, 2026. The Punong Barangay also announced that the DSWD will conduct a Listahanan survey from February 10–15, 2026.”

VIII. ADJOURNMENT Isinasaad dito ang opisyal na pagtatapos ng pulong — kung anong oras natapos at sino ang nag-move to adjourn.

Halimbawa: “There being no further business, the session was adjourned at 11:30 AM on motion of HON. Pedro Reyes, duly seconded by HON. Ana Garcia.”

MINUTES PREPARED BY / NOTED BY Ang Kalihim ang nagsusulat at nagpapatunay ng minuto. Ang Punong Barangay naman ang nag-nota o nag-apruba nito.

Halimbawa: Prepared by: Liza Bautista — Barangay Secretary Noted by: HON. Juan dela Cruz — Punong Barangay

ATTESTED BY Dito pipirmahan ng lahat ng Kagawad, SK Chairman, at IPs Representative bilang patunay na tama ang nilalaman ng minuto at sila ay naroroon sa pulong.

Halimbawa: HON. Maria Santos — Barangay Kagawad HON. Pedro Reyes — Barangay Kagawad HON. Ana Garcia — SK Chairman HON. Jose Ramos — IPs Representative

💡 Tandaan: Ang Minutes of Meeting ay isang opisyal na rekord ng lahat ng nangyari sa pulong. Kailangan itong isulat nang maayos, tama, at kumpleto — dahil ito ang magiging basehan ng mga susunod na aksyon ng Sangguniang Barangay. Kinakailangan din itong aprubahan sa susunod na pulong bago ito maging opisyal.